未経験から事務職に転職したあと、1日どんな風に仕事をするのかイメージができているでしょうか?
「いまいち事務職ってなにをするのかわからない…」
「事務職に転職したいけど具体的にどんな1日なの?」
という人向けに、これまでの経験から1日のタイムスケジュールを紹介します!
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1日の仕事内容
総務事務の場合
- 9:00出勤
勤務開始直後はまずメールチェックをし、優先順位が高いものからタスクを切り分けていきます。
- 9:30郵便や新聞を回収し担当者へ届ける
ビル内のメールセンターから事業部宛の郵便を回収し、宛先になっている担当者のに渡していきます。デスクに不在の場合、必要であれば直接メールやチャットで連絡しておきます。
- 10:30経理処理
請求書・契約書などを確認しながら、支払スケジュールに間に合うよう経理システムに入力していきます。
- 12:00ランチ
お弁当を持参したり、オフィスビル周辺のレストランへランチに出かけたりします。
- 13:00備品の管理
フロア内の備品をチェックして足りなくなっているものや購入依頼があったものを、社内稟議を通したあとに購買システムで購入の手続きを取ります。
- 14:00人事異動対応
人事異動があるタイミングで、社用携帯やセキュリティカードの申請、備品の用意などを行います。
- 15:00郵便の発送
発送依頼があったものや返送の必要がある書類などを準備し、まとめてメールセンターに持ち込みます。
- 16:00ファイリング業務
紙で出力・保管する必要のあるものをファイリングし、整理します。
- 17:00来客用ICカードの返却対応
来客用に貸し出していたICカードの返却を受領し、管理簿に記入、貸出者への返却メールを送付します。
- 17:15日報記入
その日行った業務を日報に記入し、やり残したタスクがないか確認します。
- 17:30退勤
やり残したタスクや急ぎの仕事がなければ定時で退勤します。
営業事務の場合
- 8:30出勤
メールチェックし、その日のタスクを整理します。
- 9:00朝礼
部署内で1日のスケジュールを共有しあい、営業担当の予定を確認します。
- 9:15見積作成~電話対応
営業担当から依頼された見積作成を進めながら、顧客から入る問い合わせの対応もします。
- 11:00注文書の発行
営業担当からの依頼で注文書の発行を、PDFでの送付または紙で出力し行います。
- 11:30ランチ
持参したお弁当や、近くに止まっているキッチンカーで買ったものをオフィス内で食べます。
- 12:30受注処理
ステータスが受注になった案件の受注処理を進めます。
- 14:00書類の発送
発注書や完了報告書などの書類を顧客や下請業者に向けて発送する準備をし、書類発送管理表に入力します。
- 15:00経理処理
届いた請求書を確認し、不備があれば先方に連絡します。
問題がないものについて経理システムに入力し、経理部に提出します。 - 16:00営業会議
会議に参加し、議事録を作成・配布します。急ぎの案件はここで確認します。
- 16:30書類作成
事務担当者内でお互いのタスクを確認しあい、その日のうちに対応しなければならない急ぎの案件を手分けします。
- 17:30退勤
定時もしくは30分~1時間の残業をして退勤します。
まとめ
事務職の1日のスケジュールをざっくり紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
同じ事務職といっても、総務事務と営業事務で業務内容ががらりと変わりますね。
タイムスケジュールとして例を挙げてきましたが、もちろん毎日の業務が予定通り進むわけではありません。
イレギュラーな案件や急ぎの案件が飛び込んでくることも多々ありますし、なによりほとんどの業務は並行して行う必要があります。
- タスク管理とその優先順位を決めること
- 定時時間内に業務を終わらせられるよう意識しながら仕事を進めること
この二つが業務の中で重要なポイントになります。
事務職は比較的残業が少ない職種といわれていますが、依頼によっては残業が発生することもあります。
効率が良い仕事ぶりが求められますので、頼まれた仕事はどのくらいの優先度なのか、期日はいつかをしっかり確認したうえで業務を進めていきましょう!