事務職ってどんな仕事をしてるの？1日のタイムスケジュールを公開

勤務開始直後はまずメールチェックをし、優先順位が高いものからタスクを切り分けていきます。

ビル内のメールセンターから事業部宛の郵便を回収し、宛先になっている担当者のに渡していきます。デスクに不在の場合、必要であれば直接メールやチャットで連絡しておきます。

請求書・契約書などを確認しながら、支払スケジュールに間に合うよう経理システムに入力していきます。

お弁当を持参したり、オフィスビル周辺のレストランへランチに出かけたりします。

フロア内の備品をチェックして足りなくなっているものや購入依頼があったものを、社内稟議を通したあとに購買システムで購入の手続きを取ります。

人事異動があるタイミングで、社用携帯やセキュリティカードの申請、備品の用意などを行います。

発送依頼があったものや返送の必要がある書類などを準備し、まとめてメールセンターに持ち込みます。

紙で出力・保管する必要のあるものをファイリングし、整理します。

来客用に貸し出していたICカードの返却を受領し、管理簿に記入、貸出者への返却メールを送付します。

その日行った業務を日報に記入し、やり残したタスクがないか確認します。

やり残したタスクや急ぎの仕事がなければ定時で退勤します。

メールチェックし、その日のタスクを整理します。

部署内で1日のスケジュールを共有しあい、営業担当の予定を確認します。

営業担当から依頼された見積作成を進めながら、顧客から入る問い合わせの対応もします。

営業担当からの依頼で注文書の発行を、PDFでの送付または紙で出力し行います。

持参したお弁当や、近くに止まっているキッチンカーで買ったものをオフィス内で食べます。

ステータスが受注になった案件の受注処理を進めます。

発注書や完了報告書などの書類を顧客や下請業者に向けて発送する準備をし、書類発送管理表に入力します。

届いた請求書を確認し、不備があれば先方に連絡します。
問題がないものについて経理システムに入力し、経理部に提出します。

会議に参加し、議事録を作成・配布します。急ぎの案件はここで確認します。

事務担当者内でお互いのタスクを確認しあい、その日のうちに対応しなければならない急ぎの案件を手分けします。

定時もしくは30分～1時間の残業をして退勤します。