事務職に向いている人って？
どんな人にも向いている職業とそうでない職業がありますよね。
未経験で事務職に転職し、その後4年間一般事務として働いた私が、どんなタイプの人が事務職に向いているか経験談を交えながらまとめてみましたのでぜひご覧ください！
- 他業種から事務職に転職したいと思っているけれど、自分に向いているかわからない人
- 事務職がどんな仕事か、いまいちイメージがつかめない人
- 事務職として転職が決まり、入社前に心構えを確認しておきたい人
コミュニケーション能力が高い
事務職にはコミュニケーション能力は不可欠といっても過言ではありません。
いやいや、それはどんな仕事も同じでしょ…。
こう思う方もいると思いますが、私は初めて転職したとき、「事務職って思っていた以上に人と関わりがあるな…」と思っていました。
事務職は基本的にサポートする立場であることが多いため、頼まれごとや依頼が契機となる仕事がほとんどです。
そのためとにかく依頼者に対する確認が多く、そのたびに必ず直接の会話や電話、もしくはメールやチャットなどのやりとりが発生します。
また自分ひとりで進める仕事はあまりなく、チームやお客様と一緒に働くので、仕事仲間とのコミュニケーションも苦にならない人の方が事務職には向いています。
私は、自分が働きやすい環境をつくるためにコミュニケーションを活発にとるよう心がけていました。
普段からコミュニケーションを密にとっていると、誰かが困っているときにすぐ気づいてタスクやリスクを分散することができます。
何より日々そのように周りと接していると、自分が忙しかったり急なお休みをとることになったときなどに快く助けてくれることが多いです。
自分がしてほしいことを先に自分から仕事仲間に行うことでお互いにちょっとしたことを頼みやすい雰囲気ができ、職場の働きやすさがぐんと上がります！
誰かのサポートがしたいと思っている
事務職は営業職や接客業などと違い、表舞台に立つ仕事ではありません。
ですが、自分が前に出るより誰かのサポートをしたい！と思っている人にはピッタリの職業です。
私の経験で言うと、以前お客様向けのプレゼン資料作りのために、データを集めてグラフを作成したり数字を細かくまとめたりしたことがありました。
プレゼン終了後、担当者に「こまちさんの資料が非常に役立ってプレゼンを成功させることができた、ありがとう」と言葉をいただいたとき、仕事に対して達成感ややりがいを強く感じました。
「ありがとう」という言葉をもらえることや、誰かの役に立てたときにやりがいを感じる方は事務職などのサポート業務にとても向いていると思います。
心配性な人
心配性だったり、細かいことが気になる人はとても事務に向いていると思います。
なぜかというと事務職にはチェックが必要な仕事が非常に多いからです。
たとえばあなたが経費精算などの経理業務を任されていて、領収書などの書類を最初に確認してシステムに入力し、申請する立場であったとします。
始めに日付や金額は合っているか、領収書に宛名が記載されているか、支払先の口座番号は…と、きちんと確認せずに見落としがあった場合、その後のフローで差し戻しになることがあります。
一度申請したあとに間違いを指摘されて担当者に正しい書類の出し直しを依頼したり、再申請したりしていると、どんどん当初の予定から提出が遅れてしまいますし手数も増えてしまいますよね。
あくまでも一例ですが、心配性な人ほどこのようなチェック作業をきちんと行うことができるため、こちらもかなり重要な要素の一つです。
マルチタスク管理ができる
事務職は業務の一つ一つは難しい仕事でなくとも、さまざまな業務を任されることが多いので、常に複数のタスクを平行して行っています。
そのためマルチタスク管理ができるかどうかがとても大事です。
タスク管理のためのツールはたくさんありますが、私はMicrosoftが提供しているコミュニケーションツールであるTeamsにPlannerというアプリを入れてタスク管理をしていました。
期限や担当者への通知が設定でき、進捗管理もできるので、業務でTeamsを使う場合はおすすめです。
Teamsを使っていなくても、OutlookやGoogleカレンダーでその日やらなければならないことを書いておくだけでも便利ですよ！
地味な作業やルーティンワークが苦にならない
事務職には地味で単調な作業もあります。
ペーパーレス化が進んだとは言え、業界によっては法律上紙で残しておかなければならない書類などもあるため大量のファイリング作業があったりしますし、
定型業務がガッチリ決まっている場合だと、なんだか毎日同じようなことばかりしているな…と思うこともあるかもしれません。
それがつまらないくて辛い、と思わず黙々と作業できるタイプの人は続けられると思います。
ちなみに私は無心になってできるので、ファイリングのような作業は割と好きな業務でした。（笑）
臨機応変な対応ができる
ひとつ前でルーティンワークの話に触れましたが、逆に臨機応変な対応を求められることもあります。
というか、これが結構多いです。
「どうしても今日中にお客様と契約したい！」
「急遽明日までにこの書類を用意してほしい！」
私が事務職時代勤めていた会社は自他ともに認めるホワイト企業でしたが、それでもこのような話がわりと毎日のようにありました。
そんなときに最優先事項を確認し、冷静に対処できることが重要です。
気遣いができる
どんな職場でも大事だとは思いますが、チームで働くことが多い事務職では特に、ちょっとした気遣いができる人は仕事もできる人という印象を持ちます。
気遣いができるということは、周りを常によく見ているということです。
チームにタスクを抱えて忙しそうな人がいればすぐに気づいて仕事を引き受ける、次に必要となる資料を前もって用意しておく、オフィスにゴミが落ちていればすすんで拾って捨てる…など、
少しの気遣いで自分も同じ職場の仲間も気持ちよく働くことができますし、結果円滑に業務をすすめることができます。
サービス業の経験者であれば、このあたりの経験が事務職にも生きると思います。
番外編：事務職に向いていない人
これまで事務職に向いている人の特徴をお話してきましたが、では反対に向いていない人はどんな人でしょうか。
まずひとつは自分ひとりで仕事を進めたい人です。
これまでお話ししてきた通り、事務職は個人プレーではなくチームプレーで行う業務がほとんどです。
チームで協力して仕事を進めなければならないため、黙々とひとりで作業をすすめたいと思っている人には向いていません。
また、明確な成果を出し、評価を得て年収を上げたいと思っている人にもあまりおすすめできません。
事務職は数字での成果を上げづらい職業であり、また昇給もゆるやかな場合が多いです。
「稼げる事務」になるには、一般事務とは別に経理や法務など、特別なスキルを身に着ける必要があるでしょう。
まとめ
ここまで事務職に向いている人の特徴と私自身の経験談を紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
すべてにおいて当てはまっていなければならないということではありませんが、私がこれまで事務の仕事をしてきた中で、特に重要だなと思った要素をピックアップしました。
これから転職しようと思っている方は、ぜひ参考にしてみてください！
